Qualiopi vs Datadock : les 5 changements essentiels

Vous êtes organisme de formation, ou professionnel, vous aspirez à vous lancer et délivrer des formations,

Vous avez entendu parler de cette nouvelle certification qualité Qualiopi, ainsi nommée dans le Référentiel National Qualité (RNQ) et vous vous interrogez.

Vous avez entendu parler de ces 7 critères et nombreux indicateurs

Je vous comprends, je suis passé par là…

J’ai créé mon propre organisme de formation il y a plus de 10 ans, sans aucune démarche qualité à l’époque pour être honnête, puis ai entrepris la démarche DATADOCK le moment venu comme une grande partie des organismes et prestataires de formation qui aspiraient à être valides aux yeux des financeurs et autres fonds en vue d’accompagner les entreprises. Mais il ne s’agissait aucunement de certification, ni de démarche qualité et encore moins d’audit.

Par rapport au DataDock, ayez bien en tête que l´organisme certificateur se déplace normalement dans vos locaux pour l´audit de certification afin de vérifier que le système documentaire produit reflète vos pratiques. Dans la pratique et au national, les derniers moins ont vue se multiplier les audits en visioconférence

1) D’un contrôle à posteriori à un audit qualité a priori

Le changement le plus important du passage du Datadock à Qualiopi réside dans la nature du contrôle, plutôt que dans le nombre et la forme de ses exigences.

D’une manière générale, la logique du Datadock reposait sur l’obligation pour l’organisme de formation qu’il fasse appel à des prestataires ou pas de faire la preuve de sa « capacité à décrire » son organisation, ses processus et sa prestation face au public.

Dès lors qu’il était capable de documenter le Datadock, il était reconnu comme organisme de formation de qualité et par conséquent référencé. Seul un contrôle a posteriori pouvait alors lui faire perdre le référencement. Notons qu’il ne s’agissait aucunement d’une certification qualité puisqu’il n’y avait notamment pas d’audit dans le sens professionnel du terme.

Il en est tout autrement avec Qualiopi. Les Organismes de formation et Centres de formations d’apprentissage  vont devoir faire la preuve, via un audit qualité mis en place selon les exigences du COFRAC, qu’ils respectent les 7 critères et 32 indicateurs de Qualiopi. On passe ainsi d’un contrôle a posteriori à un contrôle a priori.

Désormais, les exigences fixées ne sont plus de l’ordre de la « capacité à décrire », mais du « faire, documenté et prouvé ».

A ce titre, il est amusant de voir que les deux référentiels, Datadock et Qualiopi, globalement près des mêmes thèmes. C’est seulement la façon de les exprimer qui diffère, mais cela change tout.

Indicateur 2.5 Datadock : « Capacité de l’OF à décrire l’évaluation continue des acquis du stagiaire »

Comparativement à

Indicateur 11) Qualiopi « Le prestataire évalue l’atteinte par les publics bénéficiaires des objectifs de la prestation ».

2) D’une adaptation de l’acte de  formation à une personnalisation du parcours pour le public

Historiquement les rédacteurs du référentiel Datadock ont pour la première fois amené les fonds de financement à avoir un droit de regard sur la prestation et la pédagogie des Organismes de formation autour de compétences . Leur parti pris tourné autour de l’adaptation de l’action de formation par le formateur au besoin de l’entreprise ou du public. Le référentiel via Qualiopi va plus loin et va conduire les Organismes de Formation et CFA à passer d’une logique d’adaptation à une logique de personnalisation. Dans le premier cas, la prestation doit s’adapter à la demande client qui est le plus souvent l’entreprise, dans le second, elle doit être adaptée au bénéficiaire final, c’est-à-dire le public et donc à l’apprenant pris en tant que personne.

C’est criant par exemple lorsqu’on compare l’indicateur 1.3 du Datadock : « Capacité de l’Organisme de Formation à décrire et attester de l’adaptation des modalités pédagogiques aux objectifs de la formation » avec l’indicateur 10) de la certification Qualiopi : « Le prestataire met en œuvre et adapte la prestation, l’accompagnement et le suivi aux publics bénéficiaires ».

Et pour aller plus loin dans cette évolution, les rédacteurs de Qualiopi sont allés plus loin en rajoutant de nouveaux thèmes relatifs à la personnalisation exemple via l’indicateur 12) « Le prestataire décrit et met en œuvre les mesures pour favoriser l’engagement des bénéficiaires et prévenir les ruptures de parcours » ou encore l’indicateur 19) « Le prestataire met à disposition du bénéficiaire des ressources pédagogiques et permet à celui-ci de se les approprier ».

3) D’une description des actions de développement des compétences à un réel management des compétences de tous les contributeurs à la prestation

A travers les trois indicateurs du critère 4, le Datadock n’était pas très exigeant concernant la qualification des intervenants. Il était focalisé sur les seuls formateurs. Là aussi, la certification Qualiopi va beaucoup plus loin à travers ses deux indicateurs (n°21 et 22) du critère 5 et l’indicateur n°27 du critère 6 sur la sous-traitance et appels à des professionnels extérieurs.

On passe une nouvelle fois d’une logique de déclaration et de constat (« on met à jour une base des expériences et des qualifications », on « atteste d’actions de formation », on « produit des références » à la preuve de la mise en place d’une organisation professionnelle dédiée, à une logique de preuves tangibles.

Quels exemples ci-dessous :

• Indicateur 21) Le prestataire détermine, mobilise et évalue les compétences des différents intervenants internes et/ou externes, adaptées aux prestations.
• Indicateur 22) Le prestataire entretient et développe les compétences de ses salariés, adaptées aux prestations qu’il délivre.
• Indicateur 27) Lorsque le prestataire fait appel à la sous- traitance ou au portage salarial, il s’assure du respect de la conformité au présent référentiel.

Désormais les Organismes de Formation qui ne mettront pas en place un système qualité de management des compétences à la fois des formateurs bien sûr, tous les intervenants et de toutes les personnes impliquées dans le dispositif formatif ne pourront obtenir leur certification. Les formateurs et toutes les personnes supports à la formation doivent être, comme pour toutes les entreprises, sélectionnés, formés, accompagnés, développés.

La certification Qualiopi va même plus loin à travers son indicateur « 28) Lorsque les prestations dispensées au bénéficiaire comprennent des périodes de formation en situation de travail, le prestataire mobilise son réseau de partenaires socio- économiques pour co-construire l’ingénierie de formation et favoriser l’accueil en entreprise ».

Cet indicateur invite les Organismes de Formation et surtout les CFA concernés en priorité par cet indicateur à piloter de l’extérieur la formation qui est mise en œuvre en interne au poste de travail dès lors qu’il existe un co-financement.

4) L’invitation implicite à mettre en place un système de management de la qualité

Quand on analyse les 7 critères et 32 indicateurs de Qualiopi, on observe que répondre à chacun des critères ne sera possible que si avant toute action est mise en place une démarche globale qualité.

A tout niveau, que ce soit pour faire la preuve d’une information fiable sur l’offre de formation, d’une adaptation au public et aux bénéficiaires des parcours, d’un accompagnement des salariés, formateurs et intervenants externes, de l’animation de la veille et évidemment de la démarche d’amélioration qualité, on sent bien que l’Organisme de formation ou le CFA devront s’organiser dans le domaine de la qualité.

Dans les faits cela va nécessiter :

• De nommer au sein de l’organisme de formation un responsable ou chargé de mission qualité,
• De mettre en place un comité de pilotage qualité
• D’animer des groupes de travail sur la cartographie et l’évaluation des processus,
• D’animer des groupes d’amélioration continue sur les résultats des évaluations
• De décrire sa politique et son organisation qualité à travers si possible un référentiel interne qualité, etc …

Pour aller plus loin : la Formation QUALIOPI FACILE

Face à cette évolution, les professionnels et organismes de formation peuvent légitimement se sentir démunis.

C’est pourquoi j’ai créé une formation dans le but de vous aider à préparer sereinement cet audit.

Elle s’adresse à tous les prestataires de formation, organismes et formateurs indépendants, titulaires du datadock ou pas, ayant déjà réfléchi à leurs pratiques professionnelles en termes de qualité ou pas.

Vous pourrez trouver toutes les informations via ce lien : https://nicolasraimbault.com/qualiopi-facile/