Conseils pratiques pour obtenir votre certification Qualiopi

Vous êtes organisme de formation, ou professionnel, vous aspirez à vous lancer et délivrer des formations,
Vous avez entendu parler de cette nouvelle certification qualité Qualiopi, ainsi nommée dans le Référentiel National Qualité (RNQ) et vous vous interrogez.
Vous avez entendu parler de ces 7 critères et nombreux indicateurs
Nous vous comprenons, nous sommes passés par là…
Nous avons créé notre propre organisme de formation il y a plus de 10 ans, sans aucune démarche qualité à l’époque pour être honnête, puis avons entrepris la démarche DATADOCK le moment venu comme une grande partie des organismes et prestataires de formation qui aspiraient à être valides aux yeux des financeurs et autres fonds en vue d’accompagner les entreprises. Mais il ne s’agissait aucunement de certification, ni de démarche qualité et encore moins d’audit.

Quels sont les premiers retours d’expérience sur l’audit Qualiopi ? Comment réussir son audit du premier coup ? Quelles bonnes pratiques et conseils permettent de se préparer au mieux à l’obtention de la certification Qualiopi ? Nous avons recueilli des réponses à ces questions que nous vous livrons dans cet article. N’hésitez pas à nous contacter pour nous poser vos questions complémentaires.

A qui s’adresse cette certification ?

Cette certification s’adresse à tout organisme prestataire d’actions concourant au développement des compétences (OPAC) dès lors que les bénéficiaires de ces actions souhaiteront les financer via des fonds publics et/ou paritaires.

Quels sont les critères de Qualiopi ?

• Critère 1 : Les conditions d’information du public sur les prestations proposées, les délais pour y accéder et les résultats obtenus
• Critère 2 : L’identification précise des objectifs des prestations proposées et l’adaptation de ces prestations aux publics bénéficiaires, lors de la conception des prestations
• Critère 3 : L’adaptation aux publics bénéficiaires des prestations et des modalités d’accueil, d’accompagnement, de suivi et d’évaluation mises en œuvre
• Critère 4 : L’adéquation des moyens pédagogiques, techniques et d’encadrement aux prestations mises en œuvre
• Critère 5 : La qualification et le développement des connaissances et compétences des personnels chargés de mettre en œuvre les prestations
• Critère 6 : L’inscription et l’investissement du prestataire dans son environnement professionnel
• Critère 7 : Le recueil et la prise en compte des appréciations et des réclamations formulées par les parties prenantes aux prestations délivrées.

Qui délivrera la marque « Qualiopi » ?

Les organismes qui délivreront la certification « Qualiopi » aux prestataires d’actions de développement des compétences selon le référentiel national qualité sont accrédités par le Cofrac (Comité français d’accréditation). Il existe 32 certificateurs.

Comment procéder une fois que vous avez trouvé un organisme certificateur ?

Au sein de la formation https://nicolasraimbault.com/qualiopi-facile/ nous vous proposons une démarche simple et efficace pour vous permettre de choisir votre certificateur.
Lorsque vous avez choisi votre organisme certificateur, vous devez le contacter pour lui transmettre certains documents et lui donner ces infirmations :

• La raison sociale de l’organisme,
• Le numéro d’enregistrement de la déclaration de l’activité,
• Les catégories d’actions concernées par la certification,
• La liste exhaustive des sites liés au numéro d’enregistrement,
• Les certifications déjà obtenues, leur validité et leur périmètre,
• La période d’audit souhaitée,
• Le dernier bilan pédagogique et financier disponible.

Sur cette base, l´organisme certificateur vous propose une convention d’audit indiquant le déroulé de l’audit (les sites, les interlocuteurs, les indicateurs concernés par votre activité…). La durée de l’audit de certification, et donc son tarif, est établie en fonction de votre chiffre d’affaires en respectant le cadre posé par l’arrêté du 6 juin 2019 relatif aux modalités d’audit.

À titre indicatif : comptez 1500 euros pour le pack « audit initial et audit de suivi » pour un chiffre d’affaires inférieur à 150 000 euros HT annuel.

Quelles sont les étapes ?

1- Lire le référentiel du RNCQ rédigé par la Réforme de la formation

Le premier document à découvrir est la description du Référentiel national de certification Qualité (RNCQ) présente dans le Décret du 6 juin 2019.
Ce tableau comprend 7 critères. Chaque critère est détaillé en plusieurs indicateurs d’appréciation.

Pour tous les prestataires : 22 indicateurs d’appréciation sont à respecter.

Pour les activités spécifiques : il existe des indicateurs d´appréciations supplémentaires.

• Prestations conduisant à une certification professionnelle : 4 indicateurs d´appréciations spécifiques.
• Alternance et formation en situation de travail : 2 indicateurs d´appréciations spécifiques.
• Les CFA ont 4 indicateurs d´appréciations supplémentaires.

2 – Découvrir le Guide “Référentiel national Qualité” du Ministère du Travail

Le Guide de lecture intitulé “Référentiel national Qualité” publié par le Ministère du Travail apporte des précisions sur les modalités d’audit associées au Référentiel national de certification Qualité (RNCQ).
Éléments de preuve. Le guide détaille le niveau d´organisation attendu de l´organisme de formation pour valider chaque indicateur d´appréciation et donne des exemples d´éléments de preuve.

Activités spécifiques. Il précise aussi les situations propres à la préparation des certifications professionnelles, aux parcours de VAE, aux centres de formation par l’apprentissage (CFA) et aux centres de bilans de compétences (CBC).

3 – Mettre en place un véritable système documentaire

Le système documentaire de management de la qualité est le socle de la préparation à la certification Qualiopi. Les éléments de preuve que vous devrez fournir doivent être organisés de manière à ce que vous vous y retrouviez facilement, cela aidera d’ailleurs votre auditeur à apprécier votre organisation.

Sachez que nous vous proposons une démarche de gestion documentaire et des outils simples dans la formation https://nicolasraimbault.com/qualiopi-facile/ de sorte que vous n’ayez pas à créer une « usine à gaz » tout en étant pleinement conforme

Notez que ce n’est pas le document, mais la pratique qui compte. S’il existe beaucoup de recoupements entre les différents indicateurs d´appréciation, il ne s’agit pas, pour autant, de produire un document spécifique pour chaque élément de preuve. La logique du RNCQ est différente de celle du DataDock qui fonctionnait avec « un indicateur = une preuve ».

Une durée conséquente : 6 à 8 mois de préparation si vous y allez seul. Il faut prévoir une période longue pour tester votre organisation avant la certification. L’organisme certificateur en se déplaçant dans vos locaux viendra voir comment l´ensemble fonctionne « en vrai », dans des conditions réelles. Le fait de décrire des procédures ne suffit pas. Elles doivent correspondre à vos pratiques. Il pourra notamment vous être demandé des éléments de preuve relatifs aux dernières sessions que vous avez réalisées sur la base de votre organisation.

Un conseil : faites simple et concret. Après l’obtention de la certification Qualiopi, l’activité de votre OF devra rester calée sur ces principes d’organisation et de gestion documentaire de votre qualité. C’est ce que viendra vérifier l’audit de renouvellement. Soyez au plus près de vos futures réalités.

4 – Se former

Nous avons construit une formation pratique, efficace pour vous rende facile cette démarche ; retrouvez toutes les informations via ce lien : https://nicolasraimbault.com/qualiopi-facile/

5 – Gérer les non-conformités éventuelles

Il est possible que vous ne décrochiez pas la certification Qualiopi du premier coup., c’est même fort probable si vous vous engagez seul.e dans cette démarche.

Si l’organisme certificateur relève des non-conformités aux indicateurs d’appréciation attendus, l’obtention de la certification est mise en suspens. Il faut produire de nouveaux éléments de preuve pour lever les non-conformités qui sont classées en deux catégories : non-conformités mineures et non-conformités majeures.

6 – Après l’audit : anticiper l’audit de surveillance et l’audit de renouvellement

Prenons un peu d’avance, être certifié Qualiopi ne signifie pas que vous êtes tranquille et n’avez plus rien à mettre en œuvre en termes de qualité. Vos pratiques, outils, procédés devront continuer à s’aligner sur les éléments de preuve présentés et ce, même après l´obtention de la certification Qualité.

Nouvel audit 18 mois après. Cet audit de surveillance s’assurera que vous respectez le système d’organisation que vous avez présenté. Il reprendra d’éventuelles non-conformités mineures préalablement observées afin d’être sûr que vous avez amélioré votre fonctionnement. L´audit de surveillance pourra être réalisé sur place ou à distance, selon le contexte.

Renouvellement tous les 3 ans. Un audit de renouvellement aura ensuite lieu tous les 3 ans, à compter de la date de délivrance de la première certification.
Vous aurez la possibilité de changer de certificateur, si vous le souhaitez, mais le référentiel reste le même.

Pour aller plus loin : la Formation QUALIOPI FACILE

Face à cette évolution, les professionnels et organismes de formation peuvent légitimement se sentir démunis.

C’est pourquoi j’ai créé une formation dans le but de vous aider à préparer sereinement cet audit.

Elle s’adresse à tous les prestataires de formation, organismes et formateurs indépendants, titulaires du datadock ou pas, ayant déjà réfléchi à leurs pratiques professionnelles en termes de qualité ou pas.

Vous pourrez trouver toutes les informations via ce lien : https://nicolasraimbault.com/qualiopi-facile/